La industria de los eventos va a sentir los efectos de COVID-19 mucho después de las precipitaciones iniciales de febrero y marzo. A continuación, le mostramos cómo puede proteger a sus asistentes en el futuro previsible.

1. Crear un plan de preparación

Un plan de preparación asegurará a sus socios y asistentes que está tomando en serio COVID-19. También lo ayudará a dar la bienvenida a sus asistentes con más confianza a un evento.

El mejor lugar para crear y mantener un plan de preparación es en el sitio web de su evento.

Mejores prácticas para crear un plan de preparación:

• Coordinar con los funcionarios locales de salud.
• Cobertura en todos los espacios de reunión, hoteles y lugares.
• Determinar los pasos para identificar y aislar a los asistentes con un riesgo elevado.
• Planifique circular la información sobre la prevención COVID-19 en todo su lugar.
• Planee tener desinfectantes para manos y toallitas desinfectantes.

2. Mantener un registro de actualización

Otra forma en que puede informar a sus asistentes, socios y oradores que está tomando en serio a COVID-19 es mediante el mantenimiento de un registro de actualización.

Mejores prácticas para mantener un registro de actualización en el sitio web de su evento:

• Proporcione una fecha para sus actualizaciones para demostrar que está monitoreando activamente la situación.
• Comparta la información más reciente de los funcionarios locales de salud.
• Comparta las últimas actualizaciones sobre su plan de preparación.
• Dirija a su audiencia a otras actualizaciones o páginas del plan de preparación, si corresponde.

3. Actualice proactivamente a sus asistentes

Mantener un registro de actualización en el sitio web de su evento ayudará a proporcionar respuestas para los asistentes, oradores y socios que buscan información sobre su evento. Para superarlos en la búsqueda, planee enviar actualizaciones periódicas por correo electrónico, notificaciones sociales y push (si está utilizando una aplicación de evento móvil).

Mejores prácticas para actualizar a los asistentes por correo electrónico, redes sociales y notificaciones push:

• Comparta la última actualización sobre el estado de su evento.
• Mencione la última actualización de los funcionarios locales de salud.
• Reitere su plan de preparación.
• Dirija a su audiencia a otras actualizaciones o páginas del plan de preparación, si corresponde.

4. Establezca reglas de salud y seguridad para su evento

Creación de pautas claras para que sus asistentes sigan en su evento debe ser un aspecto estricto, pero también proporciona protección adicional para todos los asistentes a su evento y tranquiliza a aquellos que planean hacerlo.

Esto puede y a menudo debe coincidir con una política de viaje que restringe a los asistentes que viajan desde o alrededor de una región de alto riesgo.

Mejores prácticas para establecer reglas de salud y seguridad para su evento:

• Ofrezca a sus asistentes un amplio aviso de su política de salud por correo electrónico y otros canales de comunicación.
• Si sus políticas pueden dar lugar a que se prohíba a los asistentes asistir al evento o, de lo contrario, pueden excluirlos del evento, tenga una política clara (y generosa) de reembolso / transferencia de registro.
• Sea muy claro al describir lo que está permitido, lo que está prohibido y lo que se aconseja.

5. Crear un ambiente sanitario en su evento

Como se mencionó anteriormente, su plan de preparación debe incluir los pasos que está tomando para que su evento sea un entorno sanitario. Estos pasos deben seguirse durante la experiencia en el sitio.

Mejores prácticas para crear un entorno sanitario:

• Proporcionar a los asistentes desinfectante para manos cuando se registren en el evento.
• Crear sitios de saneamiento designados con desinfectante para manos y toallitas desinfectantes desechables.
• Limpiar los micrófonos después de cada uso.
• Recuerde a los asistentes las mejores prácticas de higiene a través de la señalización y por correo electrónico, redes sociales o notificaciones push a través de su aplicación móvil para eventos.
• Considere pedirles a sus asistentes que firmen exenciones de responsabilidad cuando se registren en el sitio.

6. Apostarle a un evento virtual

Nada es mejor que en persona, pero si es una opción entre tener un evento virtualmente o no tener uno, algunos organizadores eligen modificar las cosas y hacerlo en línea.

Mejores prácticas para virtualizar su evento:

• Demuestre que ha estado monitoreando la situación de cerca y enfocar la decisión como lo mejor para sus asistentes, oradores y socios.
• Comuníquese con los socios afectados por correo electrónico. Esperemos que sus contratos estipulen términos para cambios de última hora como este. De lo contrario, deberá determinar una solución que sea amigable para todas las partes involucradas.
• Prepare una estrategia para comunicarse y coordinarse con sus oradores de forma remota.

7. Posponiendo su evento

Si tiene flexibilidad con suficientes vendedores y oradores, puede valer la pena posponer su evento hasta más adelante en el año.

Mejores prácticas para posponer su evento:

• Nuevamente, demuestre que ha estado monitoreando la situación de cerca y enfoque la decisión como lo mejor para sus asistentes, oradores y socios.
• Comuníquese con los asistentes al menos una semana antes del día del evento para evitar que los viajeros de otras ciudades realicen el viaje.
• Consulte con su lugar y proveedores para ver si está cubierto contractualmente. Si no, vea si puede resolver algo. Es probable que los proveedores comprendan el momento global y prefieran mantener la relación que tienen con usted.

8. Cancelar su evento

En el peor de los casos, deberá cancelar su evento. Después de meses y, a veces, años de trabajo, puede ser una decisión muy difícil desconectar, pero podría ser la elección correcta.

Mejores prácticas para cancelar su evento:

• Nuevamente, demuestre que ha estado monitoreando la situación de cerca y enfoque la decisión como lo mejor para sus asistentes, oradores y socios.
• Comuníquese con los asistentes al menos una semana antes del día del evento para evitar que los viajeros de fuera de la ciudad necesiten hacer el viaje.
• Consulte con su lugar y proveedores para ver si está cubierto contractualmente. Si no, vea si puede resolver algo. Es probable que los proveedores comprendan el momento global y prefieran mantener la relación que tienen con usted.
• Comuníquese con los socios afectados por correo electrónico. Esperemos que sus contratos estipulen términos para cambios de última hora como este. De lo contrario, deberá determinar una solución que sea amigable para todas las partes involucradas.
• Tener una política clara (y generosa) de reembolso / transferencia de registro para los asistentes.

En conclusión: mantener una cabeza fría

No se puede negar que COVID-19 representa un serio desafío para el mundo de los eventos. Ya se han perdido millones de dólares en ingresos y cabe esperar más en las próximas semanas, posiblemente meses.

Pero esta es la realidad, en nuestras conversaciones con profesionales de eventos, incluso entre aquellos que han tenido que virtualizar, posponer o cancelar sus eventos, todavía existe una creencia imperturbable en el poder de los eventos para construir comunidades y servir como un canal valioso para conducir resultados comerciales

La industria de eventos ha llegado a un obstáculo.

Afortunadamente, la calidad número uno de los profesionales de eventos es la resistencia y la resiliencia.

Fuente: https://blog.bizzabo.com/the-commonsense-guide-to-coronavirus-and-events